ビジネスチャット導入における注意点

ビジネスチャット導入における注意点

職場で仕事のやり取りを行う時には多くの会社でメールが主流になっていると思いますが、最近ではその便利さや手軽さに魅力を感じてビジネスチャットを導入する企業も増えています。メールは自分でフォルダを振り分けたりする手間が掛かったり、何十通も溜まると必要な内容が探し出せなくなるといった面倒が付いて回ります。また畏まった文章を書く形になるため、組織名などを間違えないよう気をつける必要があったり文章が長くなる傾向にありますし、宛先を間違えないようメールアドレスが正しいか確認する必要があり、何かと手間暇が掛かるものです。つまりビジネスチャットはそれを解決する効率的なツールなのですが、導入するにあたってはいくつか注意点がありますので例を挙げてご紹介していきます。

ビジネスチャットを使う相手を決めておこう

まずはチャットを使う時の注意点として、誰とのやり取りに使うかを決めておくことです。便利だからといって誰にでも活用してしまうと、相手によっては不慣れだったり一部の人が導入していなくて情報連携を取れなくなる可能性が高いからです。組織の中で誰か数人が導入していない場合、チャットとメールを併用せざるを得ない状況に陥り、同じ内容を宛先によって何度かに分けて送る手間が増えてしまったり、チャットを使っていない人だけ情報が行き渡らない事が起こってしまいがちです。実はこういったトラブルは年代が幅広い組織の時に起こってしまいがちで、特に年代が上の人達は新たなツールを導入する時に懐疑的になる傾向があり、効率的どころか面倒が増えます。誰がチャットを使いこなせるのかを認識の上で、誰への連絡に使うかを見極めましょう。

ビジネスチャットを使う内容を決めておこう

これも上記と同じで、メールでやり取りする内容とチャットでやり取りする内容が決まっていないと混乱を招いてしまいます。途中までメールでやり取りしていたものを途中からチャットに切り替えてしまうと、過去の履歴を遡って確認しようとした時に、チャットを確認すれば良いかと思いきやメールも確認しなければならないという状態に陥るのです。こういった検索の手間を無くすためにメールを段階的に辞めていく事にしているにも関わらず、チャットを導入してもこのトラブルが続くのでは全く効率的に感じられませんし意味がありません。ぜひこの内容はチャットで統一して連絡しようというルールをしっかりと作り、関係者全員に周知しておくことが重要です。それによってトラブルは防げて、組織がうまく連携出来ます。